אז אחרי שדיברנו על כמה קשה לאנשים לקבל ביקורת, כי כולנו אנושיים וכולנו רוצים לעשות עבודה טובה, וכולנו רוצים שיחשבו שאנחנו עושים עבודה טובה, בואו נדבר על איך הארגון/החברה יכולים לעזור לתהליכים של פידבק/ביקורת.
תרבות אירגונית זה אחד הדברים הכי קשים. זה לא מסוג הדברים שאפשר ליצור בצורה מלאכותית, אלא צריך להיות מובנה בכל רמות החברה ובכל נושא וענין. במקרה של ביקורת ופידבק, זו דוגמא קלאסית – קשה לדרוש מאנשים להיות גמישים ולהקשיב לפידבק, כשיש הנהלה שלא מקשיבה.
בארגונים שפתוחים לקבלת ביקורת, מוצאים שני מאפיינים עיקריים:
- הנהלה שבאמת פתוחה לפידבק ודיון, ונותנת מקום לכולם
כדי ליצור תחושה של בטחון פסיכולוגי, יכולת להציע רעיונות חדשים, וגם להעביר ביקורת ולקבל ביקורת בצורה טובה, האוירה בכל פגישה צריכה להיות של שיתוף והקשבה. איך עושים את זה?
הדרך הכי חזקה בעיני היא כשהבנאדם הכי בכיר בחדר לוקח אחריות בענין הזה. צריך לעודד את כולם להתבטא – לתת מקום גם לאינטרוברטים, גם לחדשים, במיוחד לאלה שבדרך כלל לא נשמעים. אפשר לעודד אותם בהרבה דרכים, וצריך גם לוודא שאחרים לא מפריעים להם. הרבה פעמים זה אומר לבקש אקטיבית מאנשים שלא מדברים להביע את דעתם. הרבה פעמים זה אומר לבקש מההוא שתמיד קופץ – להנמיך את הלהבות/לחכות עם הרעיונות/לתת מקום לאחרים.
- פידבק מעוגן בתהליכים
הדרך הכי טובה לוודא שאנשים מקבלים פידבק, היא לבנות תהליכים שכוללים מתן פידבק באופן שוטף, באופן מובנה, כך שלכולם יש הזדמנות גם לתת וגם לקבל. מה הכוונה באופן מובנה?
– מגדירים מראש נקודות שבהן נותנים פידבק – לכל מסמך דרישות יש שלב של הצגה וקבלת פידבק, ואם הוא מסמך גדול ומורכב – יש שלב ראשוני, ואחר כך עוד עצירה לקבלת פידבק לקראת הסוף. לכל מסמך דיזיין של מתכנת, לכל עיצוב של מסך/פיצ’ר – יש שלב של תצוגה וקבלת פידבק. מי יושב בחדר? כל מי שצריך להיות שם, וגם כל מי שזה מענין אותו. מדובר בפגישות פתוחות, רגועות, ממוקדות.
– מגדירים את התהליך בפגישה – מזכירים בתחילת הפגישה את המטרה של הפגישה, מוודאים שיש מקום לכולם לתת פידבק, מוודאים שגם דברים טובים נאמרים ,ולא רק ביקורת.
תשמעו, אני לא מעמידה פנים שזה קל. ליצור תרבות פתוחה של פידבק, להשאר ענייניים, זה ממש לא קל. אבל במקומות שזה עובד טוב (ויצא לי להיות בכמה כאלה) – זה נפלא.