רשימות, רשימות, רשימות. משימות של העבודה, משימות של הבית, משימות הורות, משימות שהן לא משימות אלא רשימות של דברים שאני רוצה לשמור ולזכור… עוד לא נמצאה הדרך הטובה בשבילי לתעד את כולם אונליין.
וזה לא שלא ניסיתי. ניסיתי רבים וטובים. מישהו זוכר את Don’t forget the milk? הם עוד קיימים? Evernote, Anydo, כל מיני תוספים לאאוטלוק, וכו’ וכו’. ניסיתי את כולם. באמת ניסיתי. אני יודעת שזה יכול לקחת זמן להתרגל, וניסיתי לא להתיאש רק בגלל שיש צורך בהרגל חדש. אבל זה לא עבד.
אף אחת מהאפשרויות שניסיתי לא באמת ענתה על כל הצרכים שלי. נכון שהם רבים ומגוונים. נכון שאני כמנהלת מוצר לא בטוחה איך אפשר לעשות את זה טוב, ובכל זאת זה חיפוש די מתסכל.
היום אני פותרת את הצורך הזה בשלוש דרכים שונות:
1. לשלוח מייל לעצמי – זה קורה לפחות 10 פעמים ביום. שולחת מייל לעצמי עם תזכורת. או עם רשימה.
היתרונות: זמין (כמעט) תמיד, גם לשליחה וגם לקריאה, תמיד נשאר בתודעה כי אני במילא בודקת מיילים בתדירות קצת פסיכית, יכול לכלול פריט אחד או עשרה, קל למצוא אחורה אם אני מחפשת (החיפוש של גוגל בכל זאת די חזק), קל לשתף אם צריך – פשוט לשלוח למי שצריך.
החסרונות: התזכורות יכולות ללכת לאיבוד בתוך כמויות המיילים (נכון, אפשר לטפל בזה עם תויות/כוכבים/שאר אפשרויות – אבל זה כבר יותר השקעה ממה שהייתי רוצה להשקיע). זה לא ממשק שיכול לסדר על פני לוח שנה/זמן, והכי חשוב – אין את תחושת הסיפוק של DONE – לסמן, למחוק מהרשימה, משהו סימלי כזה שהוא בעיני הצ’ופר המהותי בקיומה של הרשימה.
2. להקצות זמן בלוח שנה – שוב עם מוצר של גוגל (calendar).
היתרונות: הזמינות, כמו במייל, אבל אני חיבת להודות שהממשק של הקלנדר בטלפון הוא רחוק מאוד מידידותי, לפחות ברמת תצוגה. היכולות להוסיף התראות ותזכורות במגוון פורמטים, שיתוף קל (יחסית).
החסרונות: הממשק גורם לזה שגם הכתיבה של משהו חדש, וגם הצפיה הם פחות נוחים. גם כאן אין את הסיפוק של – DONE.
3. היומן, הפיסי, הישן והטוב.
יתרונות: זמין כמעט תמיד, נח לי מאוד לכתוב איך שמתחשק לי – מה לעשות, אני מהדור שכתב יד זה משהו שעדין מושך אותו, והכי חשוב – אפשר למחוק משימות! פשוט להעביר בהן קו, שעדין מאפשר לראות מה היה שם, וכל זאת נותן את הסיפוק של – עשיתי את זה!
החסרונות: ברורים, לא?
אז תגידו, OUTLOOK פותר לך את זה – יש שם שילוב של TASKS, ולוח שנה, ומיילים. זה נכון, ולא נכון. זו אפליקציה כבדה, השילוב לא באמת עובד, הממשק לא מפתה, זה פשוט לא עושה לי את זה.
אז תגידו, ומה עם INBOX של גוגל? חדש ומגניב, ונועד בדיוק בשביל הצרכים שתארת. אז אני בדיוק מנסה את INBOX, ויש בו באמת הרבה פתרונות. אבל יש מקומות שהם קיבלו החלטה בשבילי שממש לא מתאימים לי. למשל – כששומרים REMINDER, היא לא יכולה לכלול מספר שורות, אלא רק פריט אחד. אני מבינה למה עשו את זה, אבל בשבילי זו מגבלה. אני רוצה ש- REMINDER אחד יוכל לכלול רשימה. נכון זה קטן, אבל מבחינתי דבר כזה קטן יכול ממש להרוס לי את השימוש!
וגם הם לא נותנים לי את הסיפוק של סימון DONE. אוף.
יש לכם המלצות? אני אשמח. מבטיחה לנסות בלב שלם.
9 Responses
אחד הנושאים שמעסיק אותי כבר שנים בכמה רמות – מהטכנית דרך התרבותית ועד המקצועית.
לא אומרת שאני עם הפתרון השלם אבל עכשיו כותבת סיכומים ורשימות ב-evernote, משתמשת בכרום אקסטניישן שלו לשמור דברים כמו מתכונים למחברת מתכונים, מנורות למחברת שיפוץ, בגדי ילדים חמודים למחברת קניות וכתבות על מקומות שווים למחברת נסיעות. ויש גם מחברת של הבית – כל פריט נייר נזרק לשם, חשבונות וקבלות ומה לא. ויש עוד. זה מתפקד כמין פינטרסט של חומרים לא וויזואלים. חפיש גם בתמונות (לא בעברית אבל במספרים) ויש גם מצב מדהים שכשאני מחפשת בדפדפן בגוגל אני מקבלת תוצאות גם מהמחברות שלי וזה גאוני…
טוב, אבל זה לא משימות באמת 😉 הן מחולקות עכשיו בין Things לבין Reminders על האייפון. הכל זמין מווידג׳טים, מהשעון – סופר נוח. אה, וגם מסירי – אם את שמה רימיינדר ללא מיקום או שעה, הוא ננס אוטומטית לאינבוקס של Things.
וזאת החלוקה שאני משתמשת בה, אם יש משהו שהוא טיים סנסטיב מכניסה כרימיינדר. אם לא, לאינבוקס של Things ומנסה לעבור עליו יומית, לתייג, לתכנן את היום וכו׳
עם הפתרון הזה כבר כמה חודשים, אבל יש לי עוד הרבה דרישות ומחשבות 😉
Google keep
אין צורך להסביר, פשוט תנסי..
נסי את Google Keep (https://keep.google.com/)
יש שם רשימות, reminders, סימון DONE ועוד
עוד קול לKEEP. לא עובד לי בלי תגבורת מיומן/מחברת נייר, אבל טוב לכל הדברים הקטנטנים ובאמת הכי טוב שאפשר לבקש ביחס למה שיש שם בחוץ.
נסי את trello
אנחנו משתמשים בו גם למשימות של בית וגם לעבודה
מאפשר ליצור לוחות, רשימות וכרטיסיות, אפילו נותן את הסיפוק של DONE 🙂
אבל אני מודה שאני גם מג’נגלת בין השיטות, יוצא לי לשלוח מיילים לעצמי וגם לערוך רשימות מנייר, כי אין כמו למתוח קו בעט כדי להרגיש טוב עם עצמך 😉
נדמה לי שזה היה remember the milk ולא don’t forget the milk.
אבל הנה קול בעד Trello ונגד google keep שהוא די נורא (ולא עובד טוב עם הטלפון).
אגב, יש את קשימת המשימות בתוך ג’מייל שזה די נוח ועובד מצויין עם אפליקציה בשם tasks free שמסנכרנן נהדר עם הטלפון.
תודה על הפוסט הזה ועל הבלוג בכלל, אני שמחה לקרוא וללמוד איך אחרים מנהלים זמן ומשימות.
ראשית, אני מפרידה בין דברים של העבודה ודברים פרטיים.
בעבודה אני משתמשת באאוטלוק, כשהאינבוקס מחולק לקטגוריות על מנת לרכז יחד משימות דומות, לפעמים אני מקצה זמן ביומן לדברים (וממשיכה לקבל תזכורת על זה עד שאני מסמנת שאפשר לשחרר את המשימה הזאת), ויש לי גם מחברת נייר שבה אני רושמת דברים כדי לשמור על פוקוס.
פרויקטים של אתרי אינטרנט שיש בהם פיתוח, תיקונים, עבודה עם כמה צוותים – מתנהלת בגיטהאב, וזאת ברכה גדולה.
לדברים הפרטיים יש לי יומן נייר. אחרי שנתיים שלוש עם ה”עוזר האישי” של טל קפלינסקי, ואחרי שיוט בין עשרות יומני בולטין בפינטרסט, עיצבתי לי יומן שבועי בחלוקה שנוחה לי. יש מקום למשימות, יש מקום לרשימות, שמור מקום של כבוד לדייט שבועי עם עצמי ולשיר או ציטוט השראה שבועי. ונשארו בסוף המחברת דפים לקשקושים וכתיבה חופשית. זה אולי נשמע קצת אובססיבי, אבל אני מוסיפה תאריכים ודפים תוך כדי אז זה די נחמד בעצם.
יש לי טרלו של רעיונות כלליים או משימות בלי תאריך יעד קונקרטי, שפעם בחודש בערך אני שולפת ממנו דברים.
אני חושבת שהבעיה הגדולה שלי ושל עוד הרבה אנשים בניהול זמן זה שאני מנסה להספיק לעשות יותר דברים ממה שהגיוני. אז אני מנסה ללמוד לוותר על דברים (שזה להגיד לא – אבל לעצמי) ולתכנן פחות.
תודה לכולם על התגובות המושקעות וההצעות! ברור שיש כאן ענין אמיתי, ובאיזשהוא מקום זה קצת מנחם לדעת שאני לא לבד. אני הולכת לנסות ברצינות את הכלים שהצעתם, גם ברמה האישית וגם בתפקיד חדש שיצריך מן הסתם גם הוא דרך לנהל את המשימות. צפו לפוסט עדכון עוד כמה חודשים.
היי! אם עדיין רלוונטי הנה ההצעות שלי:
1. לדברים מיידים: לשלוח לעצמך הודעה ב-Slack או ב-Telegram
2. למשימות/רשימות: אני מעדיפה Asana על פני Trello, אבל גם זו אופציה